301醫院:門(mén)診藥房信息化讓取藥只需6-7分鐘
2015-08-26 15:03
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來(lái)源:中國數字醫學(xué)
責任編輯:李思民
[導讀] 項目實(shí)施后患者平均取藥時(shí)間6-7分鐘;自動(dòng)發(fā)藥機的應用減少了59.64%的藥品人工調配量,調配藥師工作量降低了48.33%。
014年10月底,**總醫院(301醫院)新門(mén)診大樓正式投入使用,為滿(mǎn)足日益增多的門(mén)診量和處方量需求,醫院在擴大門(mén)診藥房面積、增開(kāi)發(fā)藥窗口數量、整合門(mén)診藥房的同時(shí),引進(jìn)了更大型的自動(dòng)發(fā)藥機設備和智能藥架,改進(jìn)了叫號及窗口屏幕顯示系統,期望通過(guò)信息化技術(shù)手段最大限度提升門(mén)診藥房的工作效率、縮短患者取藥時(shí)間。
從2014年3月中旬開(kāi)始,我院多部門(mén)開(kāi)始就門(mén)診藥房信息化項目進(jìn)行方案論證,6月底完成系統詳細設計,7月中旬確定技術(shù)接口方案,10月中旬完成系統及接口研發(fā),10月26日順利開(kāi)診發(fā)藥。項目實(shí)施后患者實(shí)現了坐等取藥,平均取藥時(shí)間6-7分鐘;叫號發(fā)藥模式降低了發(fā)藥窗口藥師的壓力;自動(dòng)發(fā)藥機的應用減少了59.64%的藥品人工調配量,調配藥師工作量降低了48.33%。項目實(shí)施達到了預期效果。
項目建設過(guò)程
整個(gè)項目的實(shí)施大致分為以下四個(gè)階段:確定發(fā)藥業(yè)務(wù)模式,多方協(xié)商制定統一接口方案,系統研發(fā)及聯(lián)合測試以及運行監測及持續改進(jìn)。
發(fā)藥業(yè)務(wù)模式
有兩種待選的業(yè)務(wù)模式:繳費預擺藥模式和報到預擺藥模式。兩種模式各有優(yōu)缺點(diǎn)。醫院根據業(yè)務(wù)目標(繳費預擺藥模式無(wú)法完全避免患者取藥排隊問(wèn)題)、資源配置(門(mén)診藥房工作人員總數未變,雖然通過(guò)部署自動(dòng)發(fā)藥機可以節省部分調配人員補充到發(fā)藥窗口或補藥崗,但人員數量相對來(lái)說(shuō)仍然不足)、藥房壓力(采用繳費預擺藥模式,單個(gè)窗口緩沖區容量下限應改為(170+10)/14≈13,說(shuō)明單窗口應至少配備13個(gè)藥籃位;但窗口受空間限制實(shí)際僅配有9個(gè)藥籃位,因此該模式無(wú)法滿(mǎn)足高峰期壓力)、以及自動(dòng)發(fā)藥機性能(經(jīng)測算三個(gè)月的歷史處方,發(fā)藥機的直發(fā)率不低于40%。發(fā)藥機出藥速度能夠滿(mǎn)足高峰期處方合計盒(瓶)數量要求,每日補藥量基本滿(mǎn)足日均發(fā)藥量)等綜合因素的考慮,選擇了患者報到→藥品調配→叫號發(fā)藥的報到預擺藥業(yè)務(wù)模式。
多方協(xié)商制定統一接口方案
考慮到通信的實(shí)時(shí)性,HIS系統與報到機之間采取UDP接口方式傳輸叫號信息和屏顯信息。考慮到數據的安全性,HIS系統與自動(dòng)發(fā)藥機系統、自助報到機系統、傳送帶系統之間采用Web Service接口方式。各系統間的關(guān)系如圖1所示。通過(guò)對業(yè)務(wù)流程和接口技術(shù)方案兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行統一設計,并集中發(fā)布管理。
圖1 門(mén)診藥房信息化多系統集成框架圖
系統研發(fā)及聯(lián)合測試
7月16日技術(shù)接口方案V1.1版發(fā)布后,各方開(kāi)始嚴格按照方案要求進(jìn)行軟件和接口程序的研發(fā)。研發(fā)過(guò)程中對于出現的技術(shù)問(wèn)題隨時(shí)討論,必要時(shí)更新技術(shù)接口方案并發(fā)布給各參建方。9月29日開(kāi)始接口測試,10月16日完成。10月20日所有軟硬件系統都在真實(shí)環(huán)境部署完畢,同時(shí)開(kāi)始為期5天的聯(lián)調測試。測試方包括藥房藥師、計算機室工程師、自動(dòng)發(fā)藥機廠(chǎng)商技術(shù)人員、叫號系統技術(shù)人員、傳送帶系統技術(shù)人員等。
運行監測及持續改進(jìn)
項目上線(xiàn)以來(lái),項目組每天監測系統運行數據以觀(guān)測運行狀態(tài),監測指標包括:患者平均取藥時(shí)間;窗口平均出藥時(shí)間;窗口發(fā)藥平均用時(shí);患者取藥時(shí)間分布(以5分鐘作為時(shí)間間隔);處方直發(fā)比;藥品盒(瓶)數直發(fā)比。
根據觀(guān)測結果,項目組對各系統進(jìn)行了持續性改進(jìn),包括調整自助報到機人機交互界面、調整窗口大屏顯示信息格式、等候大廳增配過(guò)號信息顯示大屏幕、為窗口藥師提供發(fā)藥任務(wù)狀態(tài)信息等。通過(guò)上述措施,解決了由于信息缺失或不對稱(chēng)導致的患者候藥時(shí)間延長(cháng)問(wèn)題。通過(guò)調整藥品入機品規和數量,將藥品直發(fā)比由23%提升至47%,有效緩解了人工調配壓力。
項目實(shí)施效果
2014年10月26日,新門(mén)診大樓正式投入啟用。26日至28日三天義診期間日均門(mén)診量近1.7萬(wàn)人次,為保障藥房業(yè)務(wù)流程順暢,義診期間采取混合模式進(jìn)行發(fā)藥,即一半窗口使用報到機和自動(dòng)發(fā)藥機系統進(jìn)行叫號發(fā)藥,另一半仍然排隊交方取藥。系統磨合至11月5日趨于穩定,全部窗口改為叫號發(fā)藥。
目前系統穩定運行,實(shí)現了患者坐等取藥,全天平均取藥時(shí)間6-7分鐘。項目實(shí)施前后藥房壓力數據對比如表1所示,日均發(fā)藥盒(瓶)數增加了4.91%,說(shuō)明藥房壓力有明顯增大。在藥房人員數量不變的情況下,由于使用了自動(dòng)發(fā)藥機,人工調配藥品數量從原來(lái)的4.5萬(wàn)盒(瓶)下降至2.3萬(wàn)盒(瓶),人工調配量下降了48.33%。藥房工作人員普遍反應,新系統運行以來(lái),由于發(fā)藥窗口藥師采取了叫號發(fā)藥的主動(dòng)發(fā)藥模式,大大緩解了由于患者排隊帶來(lái)的窗口壓力,患者也因為坐等取藥減少了排隊的焦慮感。達到了預期效果。
表1 藥房信息化項目實(shí)施前后壓力數據對比
主要難點(diǎn)及解決方法
難點(diǎn)一:多廠(chǎng)商多系統集成
作為醫院方主導的項目組并不是與多家參建方分別制定接口方案,而是多方聯(lián)合統一制定方案。這種方式比較耗時(shí),協(xié)調工作也較多,但事實(shí)證明這是本項目順利實(shí)施的保障前提。
難點(diǎn)二:發(fā)藥業(yè)務(wù)模式的選擇
在選擇發(fā)藥模式階段,需根據環(huán)境、政策、資源配置、藥房壓力等多種客觀(guān)因素綜合考慮。同時(shí),對歷史數據進(jìn)行提取分析也是必不可少的技術(shù)手段。本項目通過(guò)大量的數據分析及軟件模擬,利用數據分析結果最終選擇了適合院情的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式。
難點(diǎn)三:項目實(shí)施效果評價(jià)
我們認為門(mén)診藥房信息化項目應從兩方面評價(jià)其實(shí)施效果:一是提高藥房工作效率、降低勞動(dòng)強度方面;二是縮短患者取藥時(shí)間、提高患者滿(mǎn)意率方面。目前項目組正在積極探索可量化的評價(jià)指標制定及評價(jià)方法。
經(jīng)驗及體會(huì )
選擇最適合的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式
各醫院受門(mén)診規模、藥房環(huán)境、高峰期壓力等客觀(guān)因素限制,實(shí)際情況不同,應根據自身情況選擇合適的發(fā)藥業(yè)務(wù)模式,做到因地制宜,不能盲目照搬。
充分利用數據做出科學(xué)決策
項目實(shí)施過(guò)程中大量決策都要依靠數據說(shuō)話(huà),如業(yè)務(wù)模式的選擇、發(fā)藥機入機品規目錄的確定、發(fā)藥窗口數量的最優(yōu)配置、窗口緩存架容量的大小設置等。相反,如果僅依靠經(jīng)驗,有可能造成資源浪費或重復勞動(dòng),項目也不可能在短時(shí)間內順利上線(xiàn)。
針對關(guān)鍵環(huán)節制定應急預案
多系統集成項目中間環(huán)節多,任何環(huán)節出問(wèn)題都有可能導致整個(gè)流程不暢,在門(mén)診藥房信息化項目上體現為延長(cháng)患者取藥時(shí)間。因此,項目組在流程設計階段盡可能考慮各關(guān)鍵環(huán)節可能出現的故障,并制定了相應的應急預案。在發(fā)生斷電、設備故障、網(wǎng)絡(luò )故障時(shí)能迅速切換至應急模式。